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Todo lo que necesitás saber de BACO.

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Introducción

BACO es un sistema de gestión integral diseñado para optimizar la operación diaria de negocios gastronómicos. Esta guía te acompañará paso a paso en la configuración, uso de módulos y buenas prácticas para aprovechar al máximo cada funcionalidad.

💡 Tip: Si es tu primera vez, comenzá por Instalación Web o Instalación Offline según tu plan.

Instalación — Versión Web

La versión web no requiere instalar nada. Funciona directamente desde el navegador y tus datos se almacenan en la nube de forma segura.

  1. Ingresá a la página principal y creá tu cuenta.
  2. Confirmá tu correo electrónico con el link que te enviamos.
  3. Completá los datos de tu negocio (nombre, dirección, moneda).
  4. Cargá tu carta/menú en el módulo de productos.
  5. Todos los módulos (mesas, delivery, reservas) ya vienen habilitados por defecto.
  6. ¡Listo! Ya podés operar desde cualquier dispositivo.

Instalación — Versión Offline

La versión offline se instala localmente en una computadora de tu negocio y funciona sin conexión a internet.

  1. Contactá al equipo BACO para solicitar el instalador y tu licencia.
  2. Ejecutá el instalador en la computadora principal del negocio.
  3. Ingresá el código de licencia proporcionado.
  4. Configurá los datos del negocio e impresoras.
  5. Cargá tu carta y productos desde el panel de administración local.
  6. Todos los módulos ya vienen habilitados, no requieren configuración adicional.
  7. ¡Listo! El sistema opera de forma autónoma sin necesidad de internet.
⚠️ Importante: Las actualizaciones de la versión offline deben instalarse manualmente. Contactá a soporte cuando haya una nueva versión disponible.

Configuración del Sistema

El módulo de Configuración es el panel de control maestro de BACO. Permite adaptar la lógica de negocio a las reglas operativas específicas de tu restaurante.

🔒 Acceso exclusivo: Solo el rol Administrador tiene acceso al módulo de Configuración. Las modificaciones aquí afectan el comportamiento global del sistema, incluyendo validaciones, cálculos financieros e integraciones de hardware.

1. Identidad y Localización

Acceso: Configuración > General

Define la "huella digital" del restaurante en todos los documentos emitidos por el sistema (tickets, reportes, comprobantes PDF).

Datos Fiscales y de Contacto

Nombre comercial, dirección y teléfono. Se imprimen en el encabezado de tickets y reportes.

Branding (Logo)

Carga del isotipo en formato PNG/JPG (300×300px) para la interfaz y documentos PDF.

Zona Horaria

Crítico: asegura que los logs de auditoría, aperturas de caja y reservas coincidan con la hora local del servidor.

Formato Monetario

Símbolo de moneda ($, U$S, €) que aparece en toda la interfaz y documentos.

2. Métodos de Pago

Acceso: Configuración > Tipos de Pago

Gestión de las pasarelas de cobro aceptadas. El sistema soporta una arquitectura flexible de métodos:

💵 Efectivo 💳 Tarjeta Débito/Crédito 🔁 Transferencia Bancaria

3. Reglas de Negocio y Automatización

Acceso: Configuración > General

Define los parámetros que controlan la lógica automática de los módulos operativos.

Políticas de Reservas
Parámetro Descripción Default
Intervalo de Servicio Tiempo de bloqueo mínimo entre dos reservas consecutivas en la misma mesa. 2 horas
Ventana de Anticipación Tiempo previo para que una mesa pase a estado "Reservada" (azul) en el plano del salón. 4 horas
Tolerancia de No-Show Tiempo de espera antes de que el sistema marque automáticamente una reserva como "Expirada" y libere la mesa. 2 horas
Lógica de Take Away
Parámetro Descripción Default
Expiración Automática Tiempo máximo de inactividad de un pedido en estado "Recibido" antes de ser cancelado automáticamente (limpieza de pedidos fantasma). 2 horas
Control de Deuda Interruptor para permitir o bloquear la entrega de pedidos que no registran el 100% del pago. Activo

4. Impresoras y Hardware

Acceso: Configuración > Impresoras

Configuración del subsistema de impresión. Podés definir múltiples puntos de salida según su ubicación y protocolo.

Ticketera Fiscal

Ubicada en Caja. Emite tickets de cliente y comprobantes de pago.

Comandera de Cocina

Ubicada en zona de producción. Recibe comandas filtradas (solo platos, sin bebidas).

Comandera de Barra

Ubicada en zona de bebidas. Recibe pedidos de la barra por separado.

Protocolos de Conexión
🌐 Navegador (Básico)

Utiliza el diálogo de impresión del sistema operativo. Sin configuración adicional, listo para usar.

⚡ QZ Tray (Avanzado)

Habilita impresión silenciosa y directa vía WebSockets (Raw Printing). Requiere instalar el cliente QZ Tray en el equipo local.

💡 Tip: Si usás impresoras de red (Ethernet/WiFi), asigná una IP fija en el router. Si la IP cambia por DHCP, el sistema perderá conexión y fallarán las comandas.

5. Respaldo y Restauración

Acceso: Configuración > Respaldo (Backup)  Solo versión Offline

🗄️ Backup On-Demand

Generá un archivo .zip encriptado con el volcado completo de la base de datos (SQL dump) y los archivos multimedia. Se recomienda hacer un backup antes de cambios importantes.

🔄 Restauración (Restore)

Permite recuperar el sistema a un estado anterior. Advertencia: es una acción destructiva; sobrescribe todos los datos actuales del sistema.

6. Usuarios y Roles (RBAC)

Acceso: Configuración > Usuarios

Control de acceso basado en roles. Cada usuario accede únicamente a las funciones relevantes para su función.

Rol Alcance de Acceso
Administrador Acceso total: Configuración + Operación + Reportes + Gestión de usuarios.
Encargado Acceso operativo supervisado: Caja + Reportes + Salón + Take Away + Reservas.
Mozo Acceso operativo restringido: Solo Salón, toma de pedidos y Take Away.
🔑 Buenas prácticas de seguridad: Al dar de baja a un empleado, usá "Desactivar" en lugar de eliminar su usuario. Esto preserva el historial de pedidos y auditorías vinculados a ese perfil.

Orden Recomendado para la Puesta en Marcha

Seguí este orden secuencial para una configuración inicial sin errores:

  1. Identidad: Cargá nombre comercial, logo, zona horaria y moneda.
  2. Finanzas: Definí los métodos de pago que aceptará el local.
  3. Hardware: Configurá y probá la conexión con las impresoras térmicas.
  4. Reglas: Ajustá los tiempos de reserva y cancelación automática de Take Away.
  5. Personal: Creá los usuarios y asigná el rol correspondiente a cada empleado.
🛡️ Ventana de mantenimiento: Realizá cambios en Tipos de Pago, Impresoras o Zona Horaria fuera del horario de servicio. Modificar estos parámetros con la caja abierta o mesas activas puede generar inconsistencias.

Módulos del Sistema

BACO está organizado en módulos operativos interconectados. Cada uno gestiona un área específica del negocio y comparte la misma caja e instancia de datos en tiempo real.

Gestión del Salón
Módulo principal · Vista por defecto al iniciar sesión

Corazón del sistema. Presenta un plano interactivo del salón (grilla 10×8 configurable) donde el estado de cada mesa se identifica por colores:

🟢 Libre 🟡 Ocupada 🟠 Mesa Abonada 🔵 Reservada
  • Búsqueda predictiva para toma de comandas con soporte a comentarios ("Sin sal", "Sin TACC")
  • Envío de comanda a cocina (filtrada: solo platos, sin bebidas)
  • Cobro flexible: efectivo, tarjeta, transferencia y pagos combinados
  • Editor drag & drop para reorganizar el plano del salón
  • Migración de mesa: traslada un pedido completo sin perder datos
Administrador Encargado Mozo · Requiere Caja Abierta activa
Take Away
Pedidos para llevar y delivery · Opera independiente del salón

Dashboard de monitoreo en tiempo real para pedidos sin mesa. Usa un sistema de carrito temporal que no impacta en la base de datos hasta la confirmación final.

  • Semáforo de tiempos: verde <30min, amarillo <60min, rojo >60min
  • Campo "Notas del Pedido" con guardado automático (auto-save) ideal para pedidos telefónicos
  • Soporte de señas (pagos parciales previos) y cobro del saldo al momento del retiro
  • Cancelación automática de pedidos inactivos por más de 2 horas (configurable)
  • Los ingresos se integran a la Caja General y se discriminan en el cierre (Take Away vs. Salón)
Administrador Encargado Mozo · Requiere Caja Abierta activa
Reservas
Agenda digital · Sincronización bidireccional con el Salón

Gestiona la ocupación anticipada del salón. Incluye un motor de validación anti-colisión que evalúa 4 reglas simultáneas antes de confirmar cada reserva.

  • Sugiere mesas automáticamente según la cantidad de comensales y la zona
  • Las mesas con reservas próximas (dentro de 4hs) cambian a azul en el plano del salón con tooltip informativo
  • Conversión directa a pedido: al llegar el cliente, un clic marca la reserva como "Completada" y abre la mesa
  • Expiración automática de no-shows: libera la mesa tras el tiempo de tolerancia configurado (default: 2hs)
Administrador Encargado Mozo
Gestión de Caja
Control financiero · Acceso restringido

Núcleo de control administrativo. Centraliza la auditoría de flujos financieros desde la apertura hasta el cierre del turno. Sin Caja Abierta, no se pueden procesar ventas.

  • Dashboard en tiempo real: volumen de ventas, ticket promedio y desglose por método de pago
  • Soporte para pagos mixtos (ej: parte efectivo + parte tarjeta en un mismo ticket)
  • Cierre con conteo ciego: el cajero ingresa el saldo real sin ver el teórico primero
  • Detección automática de sobrantes y faltantes con campo obligatorio de observaciones
  • Reporte de cierre discrimina facturación Salón vs. Take Away
Administrador Encargado
Administración
Gestión de productos, personal y proveedores

Columna vertebral de la configuración operativa. Centraliza el catálogo de productos, la estructura de personal y la cadena de suministro. Los cambios se reflejan inmediatamente en todos los terminales.

  • Carta (Catálogo): alta/baja/modificación de productos con código rápido numérico, estado activo/inactivo y stock visual (semáforo)
  • Actualización masiva de precios: aplicá un porcentaje o monto fijo a toda una categoría de una sola vez
  • Categorías: cada categoría define si sus productos se imprimen en cocina o no (switch "Imprimir en Comanda")
  • Mozos: registro del personal con trazabilidad por pedido para reportes de rendimiento
  • Proveedores y Compras: registro de gastos con adjunto de factura (foto/PDF) para auditoría contable
Administrador Encargado
💡 Borrado lógico: En todos los módulos, el botón "Eliminar" nunca destruye datos físicamente. Los registros se marcan como inactivos, preservando la integridad referencial de los reportes históricos.

API / Integraciones

BACO puede conectarse con plataformas externas para extender su funcionalidad más allá del local. Las integraciones disponibles complementan la operación sin reemplazar los flujos internos del sistema.

Impresoras Térmicas (QZ Tray)
Impresión silenciosa desde el navegador
  • Integración con impresoras de red vía WebSockets (protocolo ESC/POS)
  • Impresión directa sin abrir el diálogo del sistema operativo
  • Soporta múltiples impresoras simultáneas (caja, cocina, barra)
  • Requiere instalación del cliente QZ Tray en la máquina local
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